1. Tổ chức sự kiện là gì?
Sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia. Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.
Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
2. Tại sao chọn chúng tôi làm đối tác
NHỮNG VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
- Thời Gian Set Up
Thông thường nhà cung cấp địa điểm sẽ cho chúng ta khoảng thời gian nửa ngày hay một ngày trước đó để thực hiện set up. Tuy nhiên trong một vài trường hợp do kẹt thời gian event tổ chức trước đó mà thời gian chuẩn bị của bạn sẽ vô cùng ít ỏi.
- Điều Kiện Thời Tiết
Bất cứ sự kiện nào thành công hay thất bại đều không thể không cân nhắc đến yếu tố thời tiết. Cố gắng kiếm tìm một địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà, hoặc có mái che để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi cũng hết sức quan trọng.
- Cơ Sở Vật Chất Tại Khách Sạn Hay Trung Tâm Tổ Chức Sự Kiện
Ánh sáng chập chờn, âm thanh không ổn định, an ninh kém, vệ sinh không đảm bảo, không cho thời gian tập duyệt và chạy thử chương trình… là những rào cản ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện. Chính vì thế, người tổ chức chuyên nghiệp cần phải liên hệ trước với địa điểm thuê về các dịch vụ được cung cấp.
- Sự Phối Hợp Giữa Khách Hàng Và Agency
Sự phối hợp giữa khách hàng và đơn vị agency tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng. Từ ánh sáng trong sân khấu đến MC dẫn chương trình nên đứng ở vị trí nào cho hợp lý,quản lý người nổi tiếng như thế nào, đội ca múa nên diễn bắt đầu từ thời gian nào và sắp xếp đội hình ra sao… Bạn sẽ rất dễ gặp phải tình trạng “sao” đến muộn quá giờ biểu diễn hoặc thực hiện không như trao đổi ban đầu. Đề phòng trường hợp này bạn sẽ cần dự trù trước các tình huống có thể xảy ra để có phương án xử lý kịp thời.
- Thiết kế, sản xuất banner, backdrop, standee phục vụ cho sự kiện.
Để đảm đương hoàn thành 100% trước sự kiện diễn ra, khách hàng nên liên hệ những agency chất lượng, uy tín để chỉn chu cả phần hình lẫn phần chữ, thông điệp truyền thông gửi tới khách hàng.
3S GROUP SẼ GIẢI QUYẾT MỌI KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP BẠN:
- 3S GROUP với kinh nghiệm hơn 12 năm hoạt động trên lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện, sở hữu đội ngũ truyền thông kinh nghiệm và ý tưởng sáng tạo, giúp quý doanh nghiệp hiện thực hóa mọi loại hình sự kiện.
- Bên cạnh đó là hệ thống đối tác hùng hậu, giúp mang đến cho khách hàng những sản phẩm phù hợp, chiết khấu cao.
- Đồng thời với đội ngũ nhân sự đã triển khai hơn 300 dự án Truyền thông tổng thể, chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp tư vấn một kế hoạch tổng thể, không chỉ tối ưu tốt nhất các sự kiện quảng bá của doanh nghiệp bạn mà còn tối ưu bộ nhận diện thương hiệu như Logo, Slogan, Màu sắc, Âm điệu, Style, font chữ… , từ đó khiến cho hình ảnh của công ty bạn tăng độ phủ sóng hiệu quả. Tránh tình trạng mình “đẹp” rồi mà chẳng biết khoe sao cho hiệu quả.
- Cung cấp dịch vụ booking KOLs, giúp sự kiện của các nhãn hàng thêm phần long trọng, hoành tráng, tăng sự thu hút với công chúng.
3. Các Hình thức Tổ chức sự kiện
Các loại hình sự kiện phổ biến
Với các nhu cầu và mục tiêu tổ chức sự kiện khác nhau, các sự kiện được diễn ra dưới nhiều hình thức đa dạng, các loại hình khác nhau sẽ phù hợp với quy mô sự kiện cũng như truyền tải được thông điệp, ý nghĩa của sự kiện đó đến người tham dự hiệu quả.
- Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ
- Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí
- Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện
- Sự kiện triển lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng
- Các lễ hội, liên hoan, lễ kỷ niệm…
- Sự kiện khai trương, khánh thành
- Các buổi hội thảo, hội nghị thảo luận
- Các sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm…
Các loại hình sự kiện cần thiết cho doanh nghiệp
- Khai trương: Khai trương chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn gửi đến khách hàng là: ”Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tốt hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”
- Giới thiệu sản phẩm mới: Các buổi giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn, tuy nhiên không nên để những chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính của bạn là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ
- Các kỳ nghỉ, các ngày lễ: Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến…đều là những dịp rất tốt để tổ chức các sự kiện đặc biệt. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải xây dựng được những chương trình độc đáo, chú trọng thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm đến khách hàng.
- Kỷ niệm thành lập: Đây là một sự kiện đặc biệt hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Các sự kiện thế này là dịp để doanh nghiệp tự hào về thâm niên đóng góp của mình trong nghề và tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp để doanh nghiệp mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ.
4. Bảng giá Tổ chức sự kiện
Liên hệ 3S GROUP để được báo giá hợp lý, tiết kiệm nhất cho dịch vụ tổ chức sự kiện. Giá dịch vụ tổ chức sự kiện của 3S GROUP được đưa ra dựa trên những thống kê và khảo sát mức độ hài lòng của đa số khách hàng. Bên cạnh đó còn phải kể đến các tiêu chí như:
- Quy mô sự kiện (số lượng khách)
- Địa điểm tổ chức
- Concept tổ chức
- Khách mời biểu diễn (ca sĩ, diễn viên, MC,…)
- Chất lượng dàn âm thanh, ánh sáng, bàn ghế,…
- Thời lượng tổ chức
- Tính chất sự kiện
Mọi đơn đặt hàng dịch vụ tổ chức sự kiện có yêu cầu khác vui lòng liên hệ trực tiếp để có mức giá ưu đãi nhất. Bên cạnh đó, dịch vụ tư vấn truyền thông tổng thể, giúp tăng hiệu quả truyền thông, tối ưu hiệu ứng và sức lan tỏa của sự kiện cho doanh nghiệp của 3S GROUP luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng có nhu cầu.
Dịch vụ tổ chức sự kiện tại các Agency chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tối ưu được các hạng mục thi công. Từ banner, poster, bộ vận hành, thông điệp truyền thông đánh trúng insight khách hàng. Thiết kế nổi bật, nội dung sáng tạo, thu hút ánh nhìn của khách hàng tiềm năng, tránh được những sai sót trong quá trình làm việc, tiết kiệm phí chỉnh sửa, phí tổn thất do lỗi hệ thống.